(目的)

第1条　この訓令は、文書の作成、整理、保存等の取扱についての基準及び手続を定め、もって業務の円滑かつ能率的な運営をはかることを目的とする。

(文書の定義)

第2条　この訓令において文書とは、事務上往復する書類及び各種の記録一切をいう。

(文書処理の原則)

第3条　文書の取扱いに当たっては、その処理の迅速と正確性を期するとともに、処理後の保管、保存を適確に行わなければならない。

(文書管理の全般的総括)

第4条　この訓令に定める文書管理を中心とする事務の合理化の全般的総括及び推進については、文書担当係がこれを行う。

(公文書の種類)

第5条　文書のうち令達文書を次のように定める。

(電話又は口頭による連絡の処理)

第6条　事務は文書をもって処理することを原則とし、重要事項に関し電話又は口頭を用いたときは直ちに文書をもって確認しなければならない。

(到着文書の受付)

第7条　到着文書は、すべて文書担当係が受取り開封の上内容別にこれを区分する。

(文書受付、理事件名簿登録)

第8条　文書担当係は、到着文書のうち次に掲げるものは理事件名簿(様式第2号)に受信月日、受信者、文書の番号、表題及び処理追求日を記載しなければならない。

(事故文書の処理)

第9条　料金の不足、未納の郵便物は、発信者が官公署であるとき又は公務と認められるものに限って、その未納不足の料金を納付して収受することができる。

(時間外到着文書の取扱い)

第10条　執務時間外に到着した文書は、当直員がこれを受付ける。

(文書担当者の処理)

第11条　文書担当者は、受付文書を速かに定められた文書進達のルートにより、局長又は次長に進達する。

(局長等による処理)

第12条　局長又は次長は前条により進達をうけた文書の内容を検討して次のとおり回付しなければならない。

(起案)

第13条　文書は、当該担当者において作成し、上司の決裁を経なければならない。

(文書作成の要領)

第14条　起案者が文書を作成する場合には、別に定めのない限り次の各号により作成する。

(文書の記号及び番号)

第15条　一般文書の記号は、「東総衛」を用い、番号は、文書処理の年度ごとに更新する一連番号とする。

(特別指定文書)

第16条　特殊な取扱いを必要とする文書は、次の区分により取扱いの方法を表示する。

(宛先)

第17条　発信文書の宛先は、庁外文書にあっては役職名まで書くことを原則とし、庁内文書では局長、場長宛とする。

(発信名儀)

第18条　文書の発信名儀は、その文書の形式又は内容の軽重に従い次の基準による。

(決裁区分)

第19条　文書は管理者の決裁を経なければならない。

(決裁文書の取扱い)

第20条　決裁文書で、局長専決の回答又は発送の必要のない文書を除きすべて文書担当係へ回送する。

(決裁の例外処理)

第21条　決裁文書の取扱いについては、原則として前条の規定するところによるが、管理者決裁で緊急を要するもの及び事業が複雑で説明を要するものは、局長自ら決裁を受けなければならない。この場合、必要に応じて起案者を同行するものとする。

(窓口)

第22条　庁内文書及び庁外文書の発送は、文書担当係で行う。ただし、時間外その他やむを得ない場合は、当該担当者で取扱い、事後文書係に届ける。

(押印)

第23条　発信文書には、原則として発信名儀者の印を押さなければならない。ただし、権利の消長に関係しない印刷した文書は、これを省略することができる。

(発送)

第24条　決裁済の文書で発送を要するものは、これを浄書し、発信文書処理票に必要事項を記入し、原議の発信表示に基づき発送しなければならない。

(電報の取扱)

第25条　電報は、文書担当係で発送する。

(郵便料金などの出納)

第26条　郵便料金の出納及びその他郵便料金並びに電報料金の支出は文書担当係が行う。

(文書の整理保管)

第27条　文書は、別に定めるもののほか文書担当係において整理保管する。

(未処理文書の整理保管)

第28条　処理の済んだ文書は、事務担当者が必要事項を記入した後文書担当係が収受分類して保管する。

(未完結文書の調査)

第29条　文書担当係は、毎月5日を期し、前月までに取扱った文書中完結未済のものを調査し、5日以内に延滞理由書を作成し管理者の閲覧に供さなければならない。

(特殊重要文書の保管)

第30条　重要文書は厳重に保管し、容器及び保管場所を一定し、非常持出しの表示をなし、非常災害時に際しいつでも持出せるよう準備しておかなければならない。

(文書の編さん)

第31条　文書は編さん種別及び保存類別により分割の上編冊しなければならない。

第32条　文書は1暦年ごとに1冊の厚さ概ね10糎を限度として編冊する。ただし、分割しがたい文書にあってはこの限りでない。

(保管の期間)

第33条　文書の保管期間は、文書の処理が完結した年の末日までとする。

(文書の保存)

第34条　保管期間の終了した文書は、翌年1月末日までに整理し、編冊、装ていして一定期間保存する。ただし、会計年度をもって処理する文書にあっては4月末日までとする。

(保存期間)

第35条　文書の保存期間は法令に定めあるもののほか次の4種とする。

(保存分類)

第36条　前条各類に属する文書は次のとおりとする。

(保存年限の計算)

第37条　文書の保存年限の計算は、文書の完結した翌年の1月1日から起算する。

(庁外持出し禁止)

第38条　文書は庁外に持出すことはできない。ただし、やむを得ない、事情によりあらかじめ局長の許可を得たときはこの限りでない。

(廃棄)

第39条　保存期間を経過した文書は、文書担当係において、ファイル目録に廃棄年月日を記入し、局長の決裁を経て廃棄する。